近年來，審計署駐廣州特派員辦事處將檔案工作作為機(jī)關(guān)一項重要的基礎(chǔ)性工作來抓，通過健全組織體系、加強制度建設(shè)、完善基礎(chǔ)設(shè)施、強化宣傳教育、嚴(yán)格考核檢查等五項措施，切實提高檔案管理質(zhì)量和水平。2000年該辦被廣東省檔案局評為檔案管理特級單位,2011年，該辦檔案工作被廣東省檔案局評估為“優(yōu)秀”。
一是健全組織體系。成立由辦領(lǐng)導(dǎo)和各處室主要負(fù)責(zé)人參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強對檔案工作的決策和組織領(lǐng)導(dǎo)；招錄檔案專業(yè)人員專職從事檔案工作，提高檔案管理專業(yè)水平；選派嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致和責(zé)任心強的干部擔(dān)任處室兼職檔案員，進(jìn)一步明確職責(zé)任務(wù)；建立主審對項目檔案質(zhì)量的終身負(fù)責(zé)制，構(gòu)建從辦領(lǐng)導(dǎo)到辦公室主任、專職檔案員、處室負(fù)責(zé)人、兼職檔案員、主審的分層負(fù)責(zé)、分級控制的檔案管理組織體系，為檔案管理提供堅實的組織保障。
二是加強制度建設(shè)。根據(jù)檔案法及《審計機(jī)關(guān)審計檔案規(guī)定》，結(jié)合2013年全辦制度“廢改立”，加強檔案工作的建章立制，該辦先后修訂完善了《檔案工作管理制度》、《文書檔案立卷歸檔制度》、《審計檔案歸檔說明》等一系列制度，明確檔案整理、接收、管理、利用的具體要求、操作流程和責(zé)任界定，規(guī)范檔案管理人和使用人的行為，為方便和服務(wù)檔案查詢和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，編撰簡明扼要的檔案全宗指南、審計大事記、審計成果統(tǒng)計匯編、優(yōu)秀審計項目申報材料等，促進(jìn)審計檔案資源的充分挖掘和開發(fā)利用。
三是完善基礎(chǔ)設(shè)施。該辦辦公樓建設(shè)充分考慮了檔案管理功能需要，建立具有“八防”（防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐）功能的專用檔案室；2011年8月，實現(xiàn)庫存文書檔案、審計檔案100%電子化掃描；2013年，為高效安全做好檔案管理，專門配備了檔案掃描室，安裝了監(jiān)控設(shè)備，確保檔案信息安全管理無死角，無隱患。
四是強化教育宣傳。為普及檔案知識，增強檔案意識，提升各處室檔案管理技能，該辦以企信通、騰訊通、辦專網(wǎng)等為教育宣傳載體，加大宣傳教育力度，同時組織對兼職檔案員的專業(yè)培訓(xùn)和工作交流，通過集體學(xué)習(xí)、參觀交流、檔案展示等方式更新知識結(jié)構(gòu)，交流和共享工作經(jīng)驗；與相關(guān)單位建立檔案管理工作協(xié)作溝通機(jī)制，了解檔案管理最新動態(tài)，改進(jìn)檔案管理工作方式，切實提高檔案管理質(zhì)量水平。
五是嚴(yán)格考核檢查。將處室檔案工作納入處室年終考核評優(yōu)范疇，細(xì)化考核指標(biāo)，嚴(yán)格考核程序，對于違反規(guī)定造成檔案丟失遺漏等嚴(yán)重后果的個人和處室，取消其評選先進(jìn)的資格，并嚴(yán)肅問責(zé)；由辦公室聯(lián)合法規(guī)處從檔案規(guī)定、歸檔指導(dǎo)、檔案按時保質(zhì)移交、檔案保管、檔案鑒定、檔案整理數(shù)量和檔案成果等七個方面開展了優(yōu)秀兼職檔案員評比活動并給予適當(dāng)獎勵和表彰，強化檔案工作激勵導(dǎo)向。（邢瑩 金慧）
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