近年來，審計署駐廣州特派員辦事處十分重視檔案管理工作，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和審計署有關(guān)檔案管理的規(guī)定，檔案管理工作取得了較好成績，2011年，該辦檔案工作被廣東省檔案局評估為“優(yōu)秀”。
一是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善管理網(wǎng)絡(luò)。2011年11月，下發(fā)了審計署廣州特派辦關(guān)于調(diào)整檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知，成立了以特派員為組長，各處室負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。2011年12月，又下發(fā)了審計署廣州特派辦關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的意見，形成了一個辦領(lǐng)導(dǎo)分管、辦公室直接負(fù)責(zé)、檔案員具體管理、各處室兼職檔案員有章可循，各司其責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
二是健全規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理。2012年，該辦認(rèn)真貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，緊緊圍繞服務(wù)審計工作，將檔案工作納入全辦工作計劃，建立健全相關(guān)制度，補(bǔ)充修訂了檔案工作管理制度、文書檔案立卷歸檔制度。通過規(guī)范管理，使該辦的檔案工作從檔案的接收、整理、統(tǒng)計、鑒定、移交、保密、利用等每個環(huán)節(jié)的管理都有章可循，有法可依。
三是完善檔案設(shè)施，確保檔案實體安全。利用搬遷新辦公大樓的契機(jī)，修建無窗檔案庫房；按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，分開安排了檔案庫房、閱文室和辦公室；配備了防盜門、空調(diào)、抽濕機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施；采用了氣體防護(hù)區(qū)先進(jìn)防火措施，做到符合檔案安全要求的防水、防火、防光、防蟲、防盜的要求，確保了檔案實體安全無隱患。
四是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。該辦高度重視檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化納入單位信息化的整體規(guī)劃，并獲得審計署每年5萬元的專項資金支持。截至2011年8月，已經(jīng)實現(xiàn)了庫存文書檔案、審計檔案的100%電子化掃描。同時，按照審計署和國家檔案局的要求，該辦高度重視檔案掃描過程中的信息安全，與掃描公司簽訂協(xié)議，并嚴(yán)格按照保密要求部署掃描場地，保證了檔案的信息安全。
五是積極采取各種措施，大力開發(fā)利用檔案資源。編制了各類檔案目錄、資料目錄和專題目錄上百本；續(xù)編了簡明扼要的檔案全宗指南、全宗卷；制作了借閱檔案登記簿。2012年初至今，檔案室加大收集編研資料的同時，編撰了2012年大事記、審計成果統(tǒng)計匯編、優(yōu)秀審計項目申報材料匯編等。同時累計向全辦人員提供檔案資料共計216卷次、341件次，較好地利用了檔案資源。
六是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案工作水平。該辦注重提高各處室兼職檔案員的檔案理論水平，在2012年多種方式安排了專職檔案管理員對各處室進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，組織檔案員參加了國家檔案局舉辦的知識競賽，并結(jié)合實際情況對存在的問題提出整改措施；注重與時俱進(jìn)，更新專職檔案員知識結(jié)構(gòu)，安排其參加審計署和廣東省檔案局舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和會議，充分利用檔案協(xié)作組機(jī)制，掌握檔案領(lǐng)域的最新動態(tài)，并建立和兄弟特派辦的橫向溝通機(jī)制，定期交流檔案工作心得，取長補(bǔ)短，共同進(jìn)步。（金慧）
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