今年以來，審計(jì)署駐南京特派員辦事處圍繞年初工作總體目標(biāo)，針對(duì)檔案管理工作存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，創(chuàng)新檔案管理，使檔案歸檔質(zhì)量、檔案資源種類和檔案利用效率得到了有效提升。
一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，通過“三個(gè)列入”優(yōu)化檔案工作環(huán)境。一是列入發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃。該辦在《2012年至2015年審計(jì)工作發(fā)展規(guī)劃》中明確提出創(chuàng)建江蘇省檔案特一級(jí)的工作目標(biāo)，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，強(qiáng)化檔案收集整理工作，推行項(xiàng)目完結(jié)后一周內(nèi)歸檔制度，樹立檔案是審計(jì)工作的重要組成部分的意識(shí)。二是列入領(lǐng)導(dǎo)工作日程。辦領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作并給予強(qiáng)有力的支持，特派員經(jīng)常聽取檔案部門的工作匯報(bào), 了解情況，解決問題。如在審計(jì)署統(tǒng)一組織的全國社會(huì)保障資金審計(jì)檔案歸檔工作中，辦領(lǐng)導(dǎo)親自協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)處、法規(guī)處、辦公室等相關(guān)部門，明確具體分工、歸檔程序以及時(shí)間安排，將責(zé)任落實(shí)到人。三是列入考核體系。今年，該辦除將檔案工作列入年度處室工作考核體系外，還將其列入個(gè)人業(yè)績考核，如在社會(huì)保障資金審計(jì)中將審計(jì)項(xiàng)目的歸檔情況列入了個(gè)人業(yè)績檔案進(jìn)行考核，實(shí)現(xiàn)了檔案考核從處室到個(gè)人的全覆蓋。
二、圍繞工作目標(biāo)，樹立“三個(gè)結(jié)合”檔案管理新理念。一是審計(jì)檔案歸檔進(jìn)度與項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度相結(jié)合。要求審計(jì)組提前籌劃、合理安排，確保審計(jì)檔案歸檔進(jìn)度與項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度同步，按照歸檔次序，在審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)完成資料收集、整理工作，促進(jìn)項(xiàng)目整體進(jìn)度，有效提高工作效率。二是審計(jì)檔案質(zhì)量管理與項(xiàng)目質(zhì)量控制相結(jié)合。通過制定制度，將審計(jì)組長、審計(jì)組所在部門負(fù)責(zé)人、立卷責(zé)任人和審計(jì)組成員在審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中的工作和責(zé)任逐一明確，要求各責(zé)任人將歸檔質(zhì)量檢查和審計(jì)質(zhì)量控制緊密結(jié)合起來，嚴(yán)控審計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量關(guān)。三是檔案歸集要素核查與審計(jì)成果收口相結(jié)合。項(xiàng)目資料歸檔時(shí)，檔案管理人員須檢查項(xiàng)目實(shí)施方案確定的審計(jì)事項(xiàng)和審計(jì)目標(biāo)的完成情況，確保審計(jì)成果不遺漏。
三、圍繞中心任務(wù)，通過“三個(gè)注重”創(chuàng)新檔案編研工作。一是編研材料選題緊緊圍繞審計(jì)中心任務(wù)，注重實(shí)用性和科學(xué)性。該辦收集整理了2005年至2011年期間有關(guān)社會(huì)保障資金審計(jì)和南水北調(diào)工程審計(jì)的檔案資料，形成了《歷年社保審計(jì)信息成果匯編專輯》和《歷年南水北調(diào)工程審計(jì)信息成果匯編專輯》等系列編研材料。二是在編研材料取材過程中注重信息資源的關(guān)聯(lián)性和開放性。如社保審計(jì)信息成果匯編取材范圍涉及土地出讓收入和土地整治資金審計(jì)、中央轉(zhuǎn)移支付支農(nóng)專項(xiàng)資金審計(jì)調(diào)查等12個(gè)審計(jì)或?qū)徲?jì)調(diào)查項(xiàng)目，時(shí)間跨度長達(dá)7年。三是在利用編研材料時(shí)注重方便和高效。該辦充分利用檔案數(shù)字化優(yōu)勢(shì)，將編研材料形成電子件接入審計(jì)管理系統(tǒng)平臺(tái)，方便審計(jì)人員閱讀和利用。
四、深挖室藏資源，通過“三個(gè)方面”拓寬檔案利用服務(wù)面。一是深入挖掘歷年審計(jì)檔案問題線索，為進(jìn)一步擴(kuò)大審計(jì)成果提供服務(wù)。如通過查閱2005年某資產(chǎn)管理公司審計(jì)檔案發(fā)現(xiàn)的土地出讓金問題線索，經(jīng)過審計(jì)人員進(jìn)一步跟蹤查證揭示出的國有資產(chǎn)流失問題被審計(jì)要情采用。二是充分發(fā)揮審計(jì)檔案歷史憑證的作用，為與其他政府部門實(shí)現(xiàn)信息共享提供服務(wù)。如為國家稅務(wù)總局稽查局提供2003年某省稅收征管質(zhì)量情況專項(xiàng)審計(jì)調(diào)查項(xiàng)目檔案查詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了跨部門的檔案信息資源共享。三是利用室藏檔案的完整性和準(zhǔn)確性，為職工個(gè)人提供查詢服務(wù)。如為退休職工提供1998年個(gè)人房屋所有權(quán)登記和房屋契約的檔案查詢服務(wù)，使其子女辦理購房補(bǔ)貼有了可靠的依據(jù)和參考。
通過以上創(chuàng)新舉措，該辦的檔案歸檔質(zhì)量、檔案資源種類、檔案利用效率得到了有效提升。2012年以來，該辦陸續(xù)制定了《審計(jì)項(xiàng)目檔案立卷注意事項(xiàng)》和《文書檔案歸檔注意事項(xiàng)》等規(guī)定，細(xì)化現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)操作規(guī)范，為審計(jì)人員提供清晰的工作程序和工作步驟指南，使歸檔標(biāo)準(zhǔn)更加具體和明確。同時(shí)，積極收集重大事項(xiàng)的聲像和照片檔案，建立審計(jì)項(xiàng)目電子檔案，豐富室藏檔案資源種類，使“死”檔案變成了“活”資料，檔案助力審計(jì)工作的優(yōu)勢(shì)得到有效發(fā)揮。（張建玲）
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