為進(jìn)一步提升檔案管理水平，今年以來(lái)，審計(jì)署駐上海特派辦采取多種措施強(qiáng)化審計(jì)檔案歸檔保管，不斷提高審計(jì)檔案管理水平，推動(dòng)審計(jì)檔案管理工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。該辦領(lǐng)導(dǎo)十分重視審計(jì)檔案管理工作，提出“審計(jì)檔案是審計(jì)工作的真正記錄，要把審計(jì)檔案質(zhì)量作為審計(jì)質(zhì)量控制的最后一環(huán)，從每一個(gè)人、每一個(gè)環(huán)節(jié)做起，常抓不懈”。在此思想指導(dǎo)下，該辦不斷完善歸檔管理機(jī)制，歸檔復(fù)核機(jī)制和借閱登記審批制。
二是優(yōu)化程序，注重實(shí)效。首先，為做好審計(jì)檔案歸集工作，該辦檔案室整理歸納了近幾年審計(jì)檔案歸集過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，并對(duì)照審計(jì)署發(fā)布的歸檔檔案參考樣本逐項(xiàng)、逐條進(jìn)行研究分析，列出應(yīng)引起注意的常見問(wèn)題，分發(fā)至各處室兼職檔案員及各立卷人手中，做好歸檔前的準(zhǔn)備工作。接下來(lái)，檔案員對(duì)各處室在立卷過(guò)程中遇到的問(wèn)題做好解答，如果遇到把握不準(zhǔn)的情況，及時(shí)向署檔案部門請(qǐng)教，做好記錄并及時(shí)向各處室進(jìn)行反饋。最后，在審計(jì)檔案裝訂前，該辦檔案室還請(qǐng)法規(guī)處進(jìn)行復(fù)核，進(jìn)一步排查歸檔文件中可能出現(xiàn)的錯(cuò)漏，把好質(zhì)量控制關(guān)。
三是歸納總結(jié)，完善制度。為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，該辦檔案室和法規(guī)處加強(qiáng)配合，把審計(jì)檔案質(zhì)量的關(guān)口前移，加強(qiáng)檔案質(zhì)量事中控制與管理，保證歸檔文件材料必須經(jīng)過(guò)復(fù)核，切實(shí)保障檔案質(zhì)量。同時(shí)，檔案室對(duì)審計(jì)檔案歸集過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的突出問(wèn)題進(jìn)行收集，整理并提出了《審計(jì)署上海特派辦關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)審計(jì)檔案管理工作的意見》。
四是網(wǎng)絡(luò)管理，科學(xué)利用。該辦在設(shè)立專職檔案管理員的同時(shí)，還建立兼職檔案員制度。制度規(guī)定每個(gè)處室均設(shè)一名兼職檔案管理員，從審計(jì)項(xiàng)目開始到結(jié)束以及審計(jì)整改階段的全過(guò)程對(duì)檔案要素和規(guī)范要求把關(guān)，形成“自上而下、左右平衡”的網(wǎng)絡(luò)管理模式。同時(shí)，該辦還為各處室閱覽檔案提供方便，設(shè)立專門閱覽室，方便審計(jì)人員在審計(jì)準(zhǔn)備階段查閱有關(guān)檔案資料，為審計(jì)工作順利實(shí)施做好充分的準(zhǔn)備。（楊青）
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