近年來(lái)，審計(jì)署駐鄭州特派辦狠抓檔案管理工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)，尤其是信息化管理和檔案利用成果突出。
一是健全管理制度，明確崗位責(zé)任。根據(jù)審計(jì)工作特點(diǎn)和檔案管理要求，該辦先后建立健全了《檔案管理制度》、《審計(jì)檔案立卷歸檔實(shí)施規(guī)程》、《檔案案例管理應(yīng)急預(yù)案》等多項(xiàng)制度，明確了審計(jì)組、立卷責(zé)任人、檔案管理人員的相關(guān)職責(zé)，從制度上理順了審計(jì)業(yè)務(wù)資料和文書(shū)資料的收集、整理、歸檔、借閱及保管等程序，提高了檔案管理工作的規(guī)范化水平。
二是完善硬件條件，實(shí)現(xiàn)安全管理。針對(duì)各類(lèi)檔案案卷數(shù)量增長(zhǎng)迅速的實(shí)際情況，該辦想方設(shè)法，重新調(diào)整了檔案用房，并對(duì)其進(jìn)行了功能改造，實(shí)現(xiàn)了辦公室、閱覽室、檔案庫(kù)房“三分開(kāi)”。同時(shí)，購(gòu)置了檔案密集架、防磁柜、空調(diào)、計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、照像機(jī)、掃描機(jī)等設(shè)備，為檔案工作創(chuàng)造了良好的基礎(chǔ)條件和工作環(huán)境。
三是加快信息化建設(shè)，提高檔案利用率。該辦多年來(lái)一直十分重視檔案信息化建設(shè)。截至目前，共掃描檔案資料43萬(wàn)余張，逐步形成了較完整的電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化上網(wǎng)和信息資料共享，審計(jì)人員在審計(jì)現(xiàn)場(chǎng)均可通過(guò)專(zhuān)網(wǎng)登錄《審計(jì)管理系統(tǒng)》進(jìn)行電子檔案的網(wǎng)上借閱和全文瀏覽，較好地提高了檔案的利用率。
四是做好基礎(chǔ)工作，提升檔案質(zhì)量。2011年上半年，該辦按照國(guó)家檔案局和審計(jì)署有關(guān)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，開(kāi)展了2010年度各類(lèi)檔案整理歸檔工作，共建立審計(jì)檔案600余卷、文書(shū)檔案340余卷，形成了大事記、機(jī)構(gòu)組織沿革、信息匯編、文件匯編等編研成果，較好地發(fā)揮了檔案室作為信息庫(kù)的作用。
近日在接受河南省檔案局兩年一次的例行檢查中，該辦文件材料歸檔管理體制、歸檔文件材料整理、安全保管、編目檢索、檔案移交等方面32項(xiàng)內(nèi)容逐項(xiàng)通過(guò)檢查，并被評(píng)為優(yōu)秀等次。 （何繼敏 牛亞杰）
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