細(xì)節(jié)決定成敗——審計(jì)署首次承辦亞審會(huì)側(cè)記
□ 江 江
1991年5月8日至14日，最高審計(jì)機(jī)關(guān)亞洲審計(jì)組織第五屆大會(huì)和第四次國際研討會(huì)在北京隆重舉行。短短七天，第一次承辦大型國際審計(jì)會(huì)議的中國，給世界留下了北京最美好的畫面。更重要的是，舉辦這次會(huì)議讓中國審計(jì)人更有自信了。當(dāng)年審計(jì)署外事工作總結(jié)里這樣寫道：“中國審計(jì)工作在國際上鮮為人知的時(shí)代已經(jīng)過去，聲譽(yù)和影響正在逐步擴(kuò)大。”
“最得意的一件事兒”
李欽，1983年到審計(jì)署后，長期從事行政后勤工作，承擔(dān)了亞審會(huì)的會(huì)務(wù)籌辦。談起二十多年前的往事，依然激情澎湃，“最得意的一件事兒，就是咱們第一次承辦亞洲審計(jì)組織第五屆大會(huì)和第四次國際研討會(huì)”。
這次大會(huì)，受到亞洲各國的普遍關(guān)注。亞審組織22個(gè)成員國的78名代表和6個(gè)國家、地區(qū)及國際組織的16名觀察員出席了大會(huì)，是此前歷屆大會(huì)中規(guī)模最大的一次。與會(huì)代表普遍反映，通過這次大會(huì)，不僅與各國同行交流了審計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)和信息，而且看到了中國改革開放以來取得的輝煌成就。
1988年，當(dāng)確定第五屆亞審會(huì)要在中國舉行后，當(dāng)年10月，審計(jì)署成立第五屆亞洲審計(jì)大會(huì)籌備委員會(huì)，由副審計(jì)長鄭力領(lǐng)導(dǎo)。從那時(shí)起，李欽正式參與到會(huì)議的籌辦中。
邀請(qǐng)國外專家來華介紹舉辦國際會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，編寫資料，征集和印刷會(huì)徽，確定會(huì)議議題，提出大會(huì)議事規(guī)則、日程和議程草案，組織撰寫論文，確定邀請(qǐng)對(duì)象……大量會(huì)前準(zhǔn)備工作都在緊鑼密鼓地準(zhǔn)備中。
舉辦亞審大會(huì)得到了國家的大力支持。1990年6月，李鵬總理會(huì)見印度主計(jì)審計(jì)長時(shí)表示：“我們歡迎最高審計(jì)機(jī)關(guān)亞洲組織第五屆大會(huì)在北京召開，中國政府將全力給予支持。”
同年，北京剛剛成功舉辦了亞運(yùn)會(huì)。1991年1月，時(shí)任副審計(jì)長鄭力在《中國審計(jì)》雜志發(fā)表署名文章。文章寫道，“我們要學(xué)習(xí)那種勤奮工作、無私奉獻(xiàn)，艱苦奮斗、勤儉辦事，顧全大局、團(tuán)結(jié)協(xié)作，嚴(yán)守紀(jì)律、忠于職守，勇于開拓、爭(zhēng)創(chuàng)一流的亞運(yùn)精神，把亞運(yùn)會(huì)煥發(fā)出來的愛國熱情和革命精神落實(shí)到亞洲審計(jì)會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作中去。”
關(guān)注每個(gè)細(xì)節(jié)
成功舉辦亞審會(huì)是當(dāng)時(shí)所有審計(jì)人的驕傲，但是剛剛接手這項(xiàng)工作時(shí)，李欽心里也在犯嘀咕：“當(dāng)時(shí)審計(jì)署租房辦公，又毫無辦國際大會(huì)的經(jīng)驗(yàn)，亞審會(huì)究竟該怎么辦？”
首先要確定的是，選哪里作為大會(huì)的會(huì)場(chǎng)。李欽他們綜合考察了當(dāng)時(shí)北京有同聲傳譯設(shè)備的昆侖飯店、國際飯店和中國大飯店。綜合考量，昆侖飯店以高質(zhì)量的管理和服務(wù)得到了同志們的認(rèn)可。為了確保萬無一失，當(dāng)時(shí)的審計(jì)長呂培儉、外事司司長武鐵都到這三家賓館進(jìn)行了實(shí)地調(diào)研，最終拍板選定了昆侖飯店。“選一個(gè)會(huì)場(chǎng)如此嚴(yán)謹(jǐn)，我覺得真是符合‘三嚴(yán)三實(shí)’的精神”，李欽說。
嚴(yán)謹(jǐn)，是辦會(huì)人員必須具備的素質(zhì)。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)绞裁闯潭?？李欽他們拿著皮尺去昆侖飯店，不僅量會(huì)場(chǎng)面積有多大，還要確定會(huì)議桌的間距大小，設(shè)計(jì)桌椅布置。
昆侖飯店的會(huì)務(wù)人員被審計(jì)署同志的舉動(dòng)弄蒙了，聽說是設(shè)計(jì)會(huì)場(chǎng)，驚訝壞了：“沒有見過，誰在我們這兒開會(huì)也沒這么弄過??！”
根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)測(cè)量的結(jié)果，辦會(huì)的同志們確定了會(huì)議桌椅的擺放，但除了這些，還要考慮的具體問題更多。
1990年，海灣危機(jī)爆發(fā)，兩伊戰(zhàn)爭(zhēng)剛剛結(jié)束。由于這些歷史背景，一些與會(huì)國家關(guān)系比較緊張，會(huì)議組采取了很多防范措施，在活動(dòng)安排上盡量考慮周全。一些按照英文字母排序要挨在一起開會(huì)的國家，會(huì)務(wù)組就得想辦法，如何讓這兩國代表別坐在一起。
有一些國家的國旗圖案特別相近，容易搞混。工作人員就在每一面國旗的白邊上寫上這個(gè)國家的名字，并標(biāo)注哪頭是上，哪頭是下。
還有一些在現(xiàn)在稱不上困難的事，在當(dāng)時(shí)卻相當(dāng)麻煩，需要一個(gè)個(gè)解決。如會(huì)議的大背板，需要用聯(lián)合國藍(lán)。當(dāng)時(shí)沒有噴繪，會(huì)務(wù)組同志跑遍了北京的百貨大樓，都買不到這種藍(lán)色的布，“后來一直找到北京旗幟廠，說我們不買旗幟，就買一塊布”，李欽回憶說。
當(dāng)時(shí)外事司的徐玉棣參加過1988年在印尼召開的亞審會(huì)，為了汲取經(jīng)驗(yàn)，會(huì)務(wù)組請(qǐng)他向大家介紹會(huì)議怎么開，都有哪些內(nèi)容。徐玉棣講的一個(gè)小細(xì)節(jié)引起了大家的注意。徐說，當(dāng)時(shí)大會(huì)正開著，突然發(fā)現(xiàn)后邊跪倒一片，原來是到了禱告時(shí)間。于是，會(huì)務(wù)組在發(fā)給外賓的小冊(cè)子里，特別設(shè)計(jì)了宗教信仰一節(jié)，并提前聯(lián)系好附近的清真寺、基督堂、天主堂，將位置、聯(lián)系方式、如何去等都明確羅列在冊(cè)。
細(xì)節(jié)決定成敗。由于考慮周密，“會(huì)議做到了安全、順利，外賓滿意，署黨組滿意，我們自己也滿意”，李欽自豪地總結(jié)道。
具體到分鐘的“導(dǎo)演腳本”
會(huì)場(chǎng)安排好，會(huì)議流程如何設(shè)置？
“我和李綏奇兩個(gè)人就像做電影導(dǎo)演腳本一樣，分鏡頭，一個(gè)鏡頭一個(gè)鏡頭地設(shè)計(jì)，最后用A3紙畫出來、寫出來，匯訂成冊(cè)，成為一個(gè)便攜的大本子。”李欽這樣形容，“做流程預(yù)案的時(shí)候，我們一個(gè)環(huán)節(jié)一個(gè)環(huán)節(jié)地推，這個(gè)環(huán)節(jié)和下個(gè)環(huán)節(jié)的銜接，時(shí)間會(huì)具體到分鐘。中間怎么過渡，任務(wù)怎么落實(shí)，誰來負(fù)責(zé)，都要一一認(rèn)真推敲確定。”李欽說。
讓他特別難忘的是，由于場(chǎng)地的原因，大會(huì)閉幕式和新一屆理事會(huì)會(huì)議要在同一會(huì)場(chǎng)召開。這意味著，會(huì)場(chǎng)桌椅擺放要從原來的教室式變?yōu)榛匦巫朗?，?huì)議的背板要換，鮮花也要重?cái)[，而這一切要在15分鐘的茶歇時(shí)間內(nèi)完成。
怎么辦？會(huì)務(wù)組的同志提前做了一個(gè)活動(dòng)的大背板，兩面放字，大會(huì)一散，專人負(fù)責(zé)把標(biāo)板翻過來，標(biāo)板上大會(huì)閉幕式的字樣就變成了理事會(huì)。那時(shí)候背板上的字是用很薄的泡沫紙剪出來的，要頭天晚上去訂，李綏奇就一個(gè)字一個(gè)字盯著弄好。
“腳本”規(guī)定，擺花由昆侖飯店負(fù)責(zé)，需要安排幾個(gè)服務(wù)員提前把花擺放在房間角落隱蔽處，同時(shí)負(fù)責(zé)桌椅的調(diào)配；李綏奇則負(fù)責(zé)擺桌旗、國名簽牌，并完成各個(gè)代表團(tuán)座位數(shù)量統(tǒng)計(jì)及安排等。李欽則拿著會(huì)議流程的大本子核對(duì)驗(yàn)收，哪一項(xiàng)工作結(jié)束，核對(duì)完就在本子上標(biāo)注一下。等“導(dǎo)演”在現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)一切無誤后，報(bào)告當(dāng)時(shí)行政司司長王道森，由其匯報(bào)給呂培儉同志，確定會(huì)議可以開始。
當(dāng)時(shí)昆侖飯店的大會(huì)場(chǎng)是T形結(jié)構(gòu)，中間有可以拆卸的隔板。等外賓15分鐘后再進(jìn)會(huì)場(chǎng)開理事會(huì)時(shí)，會(huì)場(chǎng)完全變了模樣，他們很吃驚。會(huì)議按時(shí)順利召開。
為了保證會(huì)議的進(jìn)行，中國審計(jì)署從澳大利亞審計(jì)署請(qǐng)來了兩名咨詢專家。他們看了李欽的“導(dǎo)演腳本”后，不由感嘆：“過去我們只知道德國人是最講秩序的，今天才知道，你們中國人也非常講秩序。”整個(gè)會(huì)務(wù)安排，外國專家也沒有挑出毛病。
當(dāng)時(shí)外交部國際司司長特地到昆侖飯店來看會(huì)議準(zhǔn)備情況，他對(duì)李欽說：“我們外交部開會(huì)都沒有你們想得這么周到，小李你調(diào)到外交部算了。”
李欽的辦會(huì)大本子儼然成了一套標(biāo)準(zhǔn)國際會(huì)議流程指南，“都是手寫的，整個(gè)一本。交到別人手上，用不著講，照著做就行了。”
第五屆亞審會(huì)取得了圓滿成功。大會(huì)選舉中國審計(jì)署審計(jì)長呂培儉為最高審計(jì)機(jī)關(guān)亞洲組織當(dāng)屆主席，并通過了《北京宣言——促進(jìn)公共財(cái)務(wù)與投資有效管理的指導(dǎo)原則》。各國代表和觀察員對(duì)我國主辦的這屆大會(huì)表示滿意。亞審組織前任主席印尼審計(jì)委員會(huì)主席尤素福對(duì)中國審計(jì)署成立不久就成功地主辦了大會(huì)深表贊賞。澳大利亞審計(jì)長泰勒說，這次會(huì)議組織的周密和取得的成果，出乎他的意料，達(dá)到了一流水平。
