審計署沈陽辦在審計項目中巧用小軟件解決海量數(shù)據(jù)管理問題
日前，審計署駐沈陽特派辦在審計項目中巧用文件目錄管理小軟件，解決了數(shù)據(jù)采集的集中管理問題，大大提高了工作效率，取得良好效果。
當前，在大的審計項目組織與實施過程中，涉及單位多、信息系統(tǒng)復雜、數(shù)據(jù)量大，需要同時對多家被審計單位的多年數(shù)據(jù)進行采集，因此，必須對所采集的數(shù)據(jù)進行分類分層次管理，了解各類型數(shù)據(jù)的文件類型，修改時間，以及容量大小，以利于全面掌握數(shù)據(jù)采集的總體情況。只有做好數(shù)據(jù)收集的基礎(chǔ)管理工作，才能完成確保順利完成數(shù)據(jù)匯總與分析工作。該辦審計人員利用一款文件目錄管理小軟件，解決了上述管理中的大問題。
一是提高效率。在實際工作中，為做好對采集來的數(shù)據(jù)進行管理的工作，需要使相應(yīng)數(shù)據(jù)的目錄級次以計算機資源管理器的形式存入表格或文檔，以備隨時查閱。審計人員最初采取利用EXCEL表格手工錄入的方式進行整理，根據(jù)數(shù)據(jù)所在的文件夾級次，分別輸入事項和名稱。但是，由于數(shù)據(jù)量過大，需要耗費大量時間和精力。采用該軟件之后，僅用五分鐘時間，便完成了近兩萬條數(shù)據(jù)的目錄級次梳理，大大提升了工作效率。
二是便于管理。把審計項目涉及的數(shù)據(jù)做成目錄形式的目的，就是為了更好地進行數(shù)據(jù)管理工作，查找相關(guān)單位是否報送審計數(shù)據(jù)，或報送了不符合數(shù)據(jù)采集需要的審計數(shù)據(jù)。在使用該軟件之后，所有數(shù)據(jù)文件夾下的數(shù)據(jù)名稱、層次、類型、時間等，盡收眼底，審計人員可根據(jù)這些目錄在被審計單位提交數(shù)據(jù)是否完整方面進行總體管理。并可根據(jù)需要折疊和展開文件夾，也可清空目錄，收集管理其他的審計數(shù)據(jù)。
三是提升質(zhì)量。對于審計數(shù)據(jù)量過于龐大的審計項目，如果單純依靠管理人員手工錄入，不僅耗時，而且由于數(shù)據(jù)縱向級次多，橫向范圍廣，很容易產(chǎn)生錄入失誤，且不易檢測出來，影響數(shù)據(jù)管理的精確性。采用該軟件之后，可以做到精準無誤，大大提升了工作質(zhì)量。
四是激勵創(chuàng)新。審計人員經(jīng)過反復實踐和改良，將數(shù)據(jù)管理結(jié)果全選，拷貝到新建的EXCEL表中，實現(xiàn)了管理結(jié)果形成備查文檔的功能。結(jié)果可以實現(xiàn)高效、精確、及時的數(shù)據(jù)管理，讓大量的數(shù)據(jù)成為層次清晰、一目了然的目錄，方便審計人員對海量數(shù)據(jù)進行管理，也為日后開展數(shù)據(jù)匯總分析工作打下良好的基礎(chǔ)。采用該軟件，可以化繁為簡，使看似不可為的管理任務(wù)變得簡單易行。越是復雜的、大量的數(shù)據(jù)清理工作，越能體現(xiàn)出信息化條件下信息技術(shù)的優(yōu)勢。（王翠霞 張匯）
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