審計(jì)署哈爾濱辦五項(xiàng)措施強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)管理
為切實(shí)提高檔案管理水平，主動(dòng)服務(wù)審計(jì)工作，近年來(lái)，審計(jì)署駐哈爾濱特派辦采取五項(xiàng)措施，全面加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理，有效促進(jìn)了審計(jì)工作的順利開(kāi)展。
一是高度重視、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子成立以后，及時(shí)調(diào)整了辦檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和鑒定小組，并把檔案工作列入全年目標(biāo)考核。2011年，由于處室調(diào)整，人員變動(dòng)頻繁，我們又重新調(diào)整了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，真正做到人員變動(dòng)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)力量不減，班子不撤，工作不放松。
二是注重培訓(xùn)，堅(jiān)持宣傳。辦內(nèi)設(shè)有專職檔案員一名，兼職檔案員13名，專職檔案員除定期參加上級(jí)部門(mén)組織的檔案培訓(xùn)外，還利用電子屏幕、張貼展板、分發(fā)小冊(cè)子等形式，在全辦范圍內(nèi)廣泛宣傳檔案工作和業(yè)務(wù)知識(shí)，并定期為各業(yè)務(wù)處室訂閱《中國(guó)檔案報(bào)》、《中國(guó)檔案》、《黑龍江檔案》等報(bào)刊雜志，讓他們及時(shí)了解行業(yè)動(dòng)態(tài)。每年年末歸檔時(shí)，專職檔案員都深入處室，對(duì)檔案立卷歸檔進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
三是按時(shí)歸檔、關(guān)口前移。案卷的內(nèi)在質(zhì)量是衡量檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，因此相關(guān)處室和人員在檔案立卷歸檔時(shí)高度重視案卷質(zhì)量，盡量做到組卷合理，保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件材料排列合理，卷內(nèi)目錄整潔清晰，備考表、案卷封皮填寫(xiě)完整清楚，努力使案卷質(zhì)量達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，并堅(jiān)持把案卷質(zhì)量工作做在平時(shí)，關(guān)口前移，由兼職檔案人員嚴(yán)格把關(guān)，再移交檔案室。歸檔結(jié)束后，由專職檔案員編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明。
四是重視基礎(chǔ)、完善設(shè)施。幾年來(lái)，辦黨組一直重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，今年又加大投入，為檔案室更換了密網(wǎng)計(jì)算機(jī)、碎紙機(jī)、檔案整理機(jī)，購(gòu)置了臭氧消毒機(jī)、安裝了氣體滅火裝置、報(bào)警設(shè)備和監(jiān)控等硬件設(shè)施，使檔案室設(shè)備設(shè)施齊全，完全符合檔案保管和保密的要求。
五是重視編研，促進(jìn)利用。開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為審計(jì)事業(yè)發(fā)展服務(wù)是檔案工作的永恒主題。為了保證快速準(zhǔn)確地查詢檔案，辦內(nèi)編制了《文書(shū)檔案卷內(nèi)文件目錄》、《審計(jì)檔案案卷目錄》、《二套卷檔案卷內(nèi)文件目錄》。同時(shí)，又利用檔案資源，續(xù)編了《全宗指南》、《大事記》、《優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目匯編》、《哈爾濱辦歷年專家經(jīng)驗(yàn)及審計(jì)方法匯編》、《審計(jì)理論研討會(huì)論文匯編》和《重要會(huì)議匯編》等十幾種匯編。便利的檢索工具和清晰的編研材料，及時(shí)有效地為利用者提供了各種資料，從2004年至2011年9月，檔案室先后為2705人次提供利用檔案案卷3857卷次，使全辦檔案利用工作的效果得到了明顯的提高。（武秀元）
一是高度重視、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子成立以后，及時(shí)調(diào)整了辦檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和鑒定小組，并把檔案工作列入全年目標(biāo)考核。2011年，由于處室調(diào)整，人員變動(dòng)頻繁，我們又重新調(diào)整了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，真正做到人員變動(dòng)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)力量不減，班子不撤，工作不放松。
二是注重培訓(xùn)，堅(jiān)持宣傳。辦內(nèi)設(shè)有專職檔案員一名，兼職檔案員13名，專職檔案員除定期參加上級(jí)部門(mén)組織的檔案培訓(xùn)外，還利用電子屏幕、張貼展板、分發(fā)小冊(cè)子等形式，在全辦范圍內(nèi)廣泛宣傳檔案工作和業(yè)務(wù)知識(shí)，并定期為各業(yè)務(wù)處室訂閱《中國(guó)檔案報(bào)》、《中國(guó)檔案》、《黑龍江檔案》等報(bào)刊雜志，讓他們及時(shí)了解行業(yè)動(dòng)態(tài)。每年年末歸檔時(shí)，專職檔案員都深入處室，對(duì)檔案立卷歸檔進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
三是按時(shí)歸檔、關(guān)口前移。案卷的內(nèi)在質(zhì)量是衡量檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，因此相關(guān)處室和人員在檔案立卷歸檔時(shí)高度重視案卷質(zhì)量，盡量做到組卷合理，保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件材料排列合理，卷內(nèi)目錄整潔清晰，備考表、案卷封皮填寫(xiě)完整清楚，努力使案卷質(zhì)量達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，并堅(jiān)持把案卷質(zhì)量工作做在平時(shí)，關(guān)口前移，由兼職檔案人員嚴(yán)格把關(guān)，再移交檔案室。歸檔結(jié)束后，由專職檔案員編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明。
四是重視基礎(chǔ)、完善設(shè)施。幾年來(lái)，辦黨組一直重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，今年又加大投入，為檔案室更換了密網(wǎng)計(jì)算機(jī)、碎紙機(jī)、檔案整理機(jī)，購(gòu)置了臭氧消毒機(jī)、安裝了氣體滅火裝置、報(bào)警設(shè)備和監(jiān)控等硬件設(shè)施，使檔案室設(shè)備設(shè)施齊全，完全符合檔案保管和保密的要求。
五是重視編研，促進(jìn)利用。開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為審計(jì)事業(yè)發(fā)展服務(wù)是檔案工作的永恒主題。為了保證快速準(zhǔn)確地查詢檔案，辦內(nèi)編制了《文書(shū)檔案卷內(nèi)文件目錄》、《審計(jì)檔案案卷目錄》、《二套卷檔案卷內(nèi)文件目錄》。同時(shí)，又利用檔案資源，續(xù)編了《全宗指南》、《大事記》、《優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目匯編》、《哈爾濱辦歷年專家經(jīng)驗(yàn)及審計(jì)方法匯編》、《審計(jì)理論研討會(huì)論文匯編》和《重要會(huì)議匯編》等十幾種匯編。便利的檢索工具和清晰的編研材料，及時(shí)有效地為利用者提供了各種資料，從2004年至2011年9月，檔案室先后為2705人次提供利用檔案案卷3857卷次，使全辦檔案利用工作的效果得到了明顯的提高。（武秀元）
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