近年來，審計署長春特派辦扎實做好檔案基礎(chǔ)工作，抓住檔案工作關(guān)鍵，堅持以“三個推進”嚴格規(guī)范管理，促進檔案深度挖掘和高效利用，收到良好成效，得到審計署主管部門的好評，并在吉林省機關(guān)檔案管理中以總分第一的成績獲評示范級檔案室。
一、健全制度，加強指導，推進檔案的“質(zhì)量管理”。一是根據(jù)國家及審計署有關(guān)檔案制度，結(jié)合特派辦工作實際，對原有檔案制度進行了全面梳理與有效整合，制定了涵蓋各類檔案資料接收、整理、統(tǒng)計、鑒定、移交、保密、利用等各環(huán)節(jié)規(guī)定的《審計署長春特派辦檔案工作管理制度》，基本可以實現(xiàn)“一份制度指導各類檔案工作”的目標，為檔案工作開展提供了制度保障。二是緊扣檔案工作“按時”和“保質(zhì)”兩大核心要求，針對檔案歸集過程中同類問題反復出現(xiàn)的情況，參考審計署檔案目錄范本，研究制定了本單位的檔案歸集參考目錄樣本，為檔案歸集工作提供了規(guī)范的操作指引。三是先行介入，細化責任，嚴格歸檔審核檢查。充分發(fā)揮處室兼職檔案員作用，嚴格處、辦兩級審核流程，堅持“未經(jīng)審核不得裝訂”的原則，要求機關(guān)檔案員提前介入，歸檔指導前移，提前布置歸檔內(nèi)容和要求，并對歸檔實施全過程動態(tài)跟蹤檢查，確保檔案歸集的時效性和高質(zhì)量。
二、大力挖掘，積極探索，推進檔案的“深度挖掘”。一是撰寫全宗介紹、組織機構(gòu)沿革、大事記等各類檔案編研材料；分段匯編本辦制定的規(guī)章制度，便于查找利用；將每年全辦工作情況總結(jié)匯報、優(yōu)秀表彰審計項目情況介紹、雜志報刊采用宣傳文章等匯編成冊，供全辦干部學習使用；認真做好檔案移交、借閱利用、各類檔案臺賬等基礎(chǔ)數(shù)字匯集工作，夯實檔案編研基礎(chǔ)。二是積極探索檔案資源的深度利用，依托辦內(nèi)組織的項目總結(jié)會，鼓勵財政、企業(yè)、經(jīng)責等各領(lǐng)域有經(jīng)驗的審計人員對歷年同類項目查出問題進行匯總，分析傾向性問題，總結(jié)先進經(jīng)驗，匯總項目總結(jié)會材料，為今后各領(lǐng)域?qū)徲嬏峁﹨⒖?；對歷年各領(lǐng)域的審計信息成果進行對比分析，總結(jié)信息要點，為后續(xù)同類項目提供參考，力爭將死檔案變成活檔案。三是加強檔案利用效果的反饋收集記錄，分析各類型檔案借閱使用群體并針對性收集意見，進一步豐富檔案利用效果數(shù)據(jù)庫，并對被瀏覽數(shù)據(jù)進行分析，鎖定利用重點，明確利用方向。
三、保證投入，技術(shù)升級，推進檔案的“高效利用”。一是在檔案的方便利用上下功夫，按照審計署關(guān)于檔案信息化建設要求，聘請專業(yè)保密資質(zhì)單位統(tǒng)一對各年的審計項目檔案、文書檔案進行掃描，將紙質(zhì)文件材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資料，并建立電子檔案資料庫，在檔案閱卷室配備多臺與網(wǎng)絡物理隔離的計算機，用于存儲電子檔案數(shù)據(jù)，便于審計人員瀏覽查詢。二是積極參與審計署數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設工作，結(jié)合本辦實際開展專項調(diào)研，請各業(yè)務處室及法規(guī)處、辦公室等綜合處室結(jié)合工作特點分別提出審計檔案數(shù)字化建設意見建議，逐一列示檔案工作需求及改進方向，為數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設建言獻策，使檔案借閱方式更多元便捷。（管艷娜）
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