近日，江蘇省南京市審計局數(shù)字檔案管理系統(tǒng)入選“2017年智慧江蘇審計信息化應(yīng)用示范工程”，評審專家組一致認為，該系統(tǒng)創(chuàng)新性、引導性和代表性較強，應(yīng)用成效顯著，用戶體驗良好，對全省檔案信息化建設(shè)具有較強的示范帶動作用。這也是該局成功創(chuàng)建首批“全國示范數(shù)字檔案室”之后，數(shù)字檔案建設(shè)取得的又一成績。
多年來，該局堅持將審計信息化建設(shè)作為推動審計事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要支撐，圍繞提高數(shù)字檔案“附加值”，依托審計署“OA一拖N”系統(tǒng)，開展技術(shù)攻關(guān)，有效提高了審計檔案工作科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平，數(shù)字檔案為審計工作服務(wù)的功能進一步增強。
一是建設(shè)標準高。系統(tǒng)建設(shè)以《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》為指導，以國家標準《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》、檔案行業(yè)標準《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等為準繩，以“金審工程”三期《電子文件管理子系統(tǒng)》規(guī)劃為參考，立足審計工作及檔案管理實際需要，推進信息技術(shù)與檔案工作深度融合，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，保障檔案安全，提升電子檔案管理應(yīng)用水平和效率。
二是創(chuàng)新成果多。實現(xiàn)審計類電子文件在線歸檔。審計項目、審計公文、審計現(xiàn)場數(shù)據(jù)包等，與審計案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄關(guān)聯(lián)掛接，業(yè)務(wù)電子文件及元數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字副本同時歸檔。實現(xiàn)審計檔案元數(shù)據(jù)封裝。采用“點面結(jié)合”的表達方式設(shè)計和編制了《審計類電子文件元數(shù)據(jù)方案》，開發(fā)檔案元數(shù)據(jù)封裝工具，將審計項目“面”上的元數(shù)據(jù)，以及審計業(yè)務(wù)文書等“點”上的元數(shù)據(jù)一并進行封裝，保障了審計電子檔案的真實性、完整性、有效性。實現(xiàn)檔案利用技術(shù)手段多樣性。采用搜索引擎技術(shù)，準確定位檔案資源，選擇文本智能高亮提示，方便審計人員跨門類檢索檔案全文；通過文件格式轉(zhuǎn)換技術(shù)，將正文轉(zhuǎn)換為Flash格式進行原文展現(xiàn)，在檔案借閱過程中避免重要檔案文件被下載到本地終端；利用WEB編輯器技術(shù)開發(fā)多媒體編研模塊，實現(xiàn)智能編研，增加了檔案利用的靈活性和便捷性。
三是應(yīng)用成效好。數(shù)字檔案資源更加豐富。將文書、審計、照片、音頻、視頻、會計、基建、實物等檔案目錄全部數(shù)字化，擁有文件級目錄數(shù)據(jù)庫8.62萬條，全文數(shù)據(jù)庫6343卷（案卷級）、12498件（文件級），全文數(shù)字化圖像經(jīng)OCR識別，形成了全文索引庫。數(shù)字檔案利用更加便捷。全文檢索功能可以跨檔案門類進行搜索，44種編研成果可供審計人員查閱；網(wǎng)上借閱可在線查閱電子檔案內(nèi)容，自動形成借閱登記臺帳，便于檔案員統(tǒng)計分析。檔案歸檔組卷更加有效。利用文書、審計電子文件自動捕獲功能，實現(xiàn)文件批量歸檔組卷，電子文件的命名、格式轉(zhuǎn)換、OCR識別、元數(shù)據(jù)抽取、質(zhì)量檢查校驗、物理存儲等一系列動作由系統(tǒng)自動完成。檔案管理更加規(guī)范。按照系統(tǒng)內(nèi)置規(guī)范，各環(huán)節(jié)責任分明，系統(tǒng)嚴格按照規(guī)則對檔案文件命名，使每一件檔案能夠被有效識別。
四是可推廣性強。系統(tǒng)基于“金審工程”二期RONE開放平臺開發(fā)設(shè)計，與OA、AO系統(tǒng)無縫對接，可在審計機關(guān)復制推廣。該系統(tǒng)的設(shè)計理念、創(chuàng)新技術(shù)、資源和制度建設(shè)等對于審計系統(tǒng)外的單位而言均有一定的借鑒意義。2016年在全國審計機關(guān)率先實現(xiàn)數(shù)字檔案全覆蓋，目前，該局利用自身優(yōu)勢，將檔案信息化工作向全市審計機關(guān)復制、推廣，近期11個區(qū)審計局全部達標省5A級數(shù)字檔案室，為市區(qū)兩級檔案資源互聯(lián)互通、共享利用打下了堅實基礎(chǔ)。（劉鳳翔 葛宏）
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