推行電子化 審計(jì)署深圳辦檔案信息利用效果顯著(07-11-22)
自去年開始，審計(jì)署逐步推行檔案電子化工作。審計(jì)署駐深圳辦該項(xiàng)工作起步較晚，但進(jìn)展較快。該辦于2007年6月初步完成了電子檔案庫的建設(shè)。該項(xiàng)工作完成以來，在機(jī)關(guān)管理中發(fā)揮了良好的作用，審計(jì)人員充分感受了檔案電子化、管理信息化帶來的極大便利，也深切地體會(huì)了審計(jì)署組織開展這項(xiàng)工作的深遠(yuǎn)意義。
該辦在電子檔案庫的建設(shè)過程中，充分考慮了機(jī)關(guān)管理的需要，除了將2007年度以前形成的文書檔案和審計(jì)檔案掃描入庫外，還將基建檔案以及平時(shí)查找較多的編研資料等全部掃描入庫。今年6月底，該辦電子檔案的查、借閱系統(tǒng)正式啟用，短短4個(gè)月期間，全辦干部查看、借閱電子檔案累計(jì)達(dá)1066人/次，按在職干部人數(shù)計(jì)，人均閱檔14次。既滿足了審計(jì)人員對(duì)審計(jì)檔案的借閱需求，也滿足了機(jī)關(guān)管理人員對(duì)其他資料的借閱需求。此外，通過直接打印的方式，為外單位提供審計(jì)情況資料1386頁，不僅避免了拆釘、復(fù)印等手段對(duì)檔案實(shí)體造成的損傷，也大大提高了檢索查詢的速度，最大限度地減少了檔案管理人員的工作量。
今年10月，該辦啟動(dòng)辦公樓維修改造工程，在工程施工期間，更加充分地體現(xiàn)了電子檔案庫的優(yōu)越性。開工前，為保證檔案實(shí)體的安全，辦公室將所有紙質(zhì)檔案打包裝箱，從施工區(qū)域轉(zhuǎn)移到安全場(chǎng)所，由于保管場(chǎng)所較小，也為了減少日后檔案實(shí)體歸位帶來的重復(fù)勞動(dòng)，對(duì)113箱檔案資料實(shí)行封存管理，完全依靠電子檔案庫實(shí)現(xiàn)各類借閱查詢。10月中旬，財(cái)政部駐深圳市財(cái)政監(jiān)察專員辦事處開展了對(duì)該辦的財(cái)務(wù)檢查，該辦需要給檢查組提供大量的歷史資料，檔案管理員通過電子檔案庫，滿足了檢查組提出的所有公文查找需求，在辦公區(qū)域工程施工、辦公條件極不完備的特殊時(shí)期，該辦高效率的工作和良好的配合得到檢查組的好評(píng)，期間沒有動(dòng)用任何檔案實(shí)體。
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