歷年檔案掃描工作完成 深圳辦網(wǎng)上辦公再上新臺階(07-7-5)
今年初，審計(jì)署駐深圳特派辦辦公自動化（OA）系統(tǒng)在辦領(lǐng)導(dǎo)的強(qiáng)力推行下已經(jīng)全面運(yùn)行，凡有電子文檔的各類收發(fā)文均不再印發(fā)紙質(zhì)件，日常辦文、辦會以及各類審批等事務(wù)性工作全部通過OA系統(tǒng)辦理。這一舉措，不但提高了工作效率和信息資源的共享程度，更降低了辦公成本。近期，該辦又積極地探索利用OA系統(tǒng)的各個功能，不斷完善網(wǎng)上辦公的各項(xiàng)舉措。
完成歷年檔案掃描工作，實(shí)行檔案借閱無紙化。為使歷年的檔案通過掃描后掛入OA系統(tǒng)中進(jìn)行借閱，該辦克服起步晚，時(shí)間緊，人手少，經(jīng)費(fèi)緊張的困難，撥出?？钔瓿纱隧?xiàng)工作。檔案管理員根據(jù)審計(jì)署統(tǒng)一要求，加班加點(diǎn)，重新拆除裝訂方式錯誤的檔案670卷，重新補(bǔ)填檔案目錄要素1168卷，在北京漢龍掃描公司的直接操作下，完成了建辦以來近27萬頁的歷年檔案電子化工作。從此，該辦檔案借閱工作可在OA系統(tǒng)上直接進(jìn)行，不但查找更快捷，借閱更方便，對檔案實(shí)體的保護(hù)也起到了更積極的作用。
將紙質(zhì)件以掃描方式電子化，實(shí)行公文流轉(zhuǎn)無紙化。電子公文流轉(zhuǎn)的快捷和方便，使大家意識到OA系統(tǒng)給辦公自動化帶來的好處，為此，該辦專門給文書管理員配備了高性能的掃描儀，將所有無電子版本的公文或參考資料掃描成WORD文檔后在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)。從此該辦在辦文環(huán)節(jié)徹底實(shí)現(xiàn)了無紙化。此項(xiàng)工作的開展，不僅極大地降低了辦公成本，更大大節(jié)省了人力資源在文件傳閱環(huán)節(jié)上的消耗，消除了紙質(zhì)文件在傳閱環(huán)節(jié)的許多安全隱患。
歷年檔案電子化和各類文件資料電子化兩項(xiàng)工作的實(shí)現(xiàn)，使得深圳辦網(wǎng)上辦公工作再上了一個新臺階。
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